Legalización de documentos

Que es la Legalización de documentos oficiales

La legalización es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero, comprobando la autenticidad de la firma puesta en un documento y la calidad en que la autoridad firmante del documento ha actuado.

Todo documento público extranjero debe ser legalizado para tener validez en España y todo documento público español requiere ser legalizado para ser válido en el extranjero.

¿En qué casos no es necesaria la legalización?

Dado el creciente intercambio entre los distintos países del mundo, muchos Estados han firmado convenios destinados a facilitar este tipo de trámites a sus ciudadanos, entre ellos España.

 El acuerdo más importante en esta materia es el Convenio de La Haya nº XII, de 5 de octubre de 1961, de Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros más comúnmente llamado Convenio de la Apostilla.

Este texto acuerda que entre sus Estados miembros no será necesaria la legalización para el reconocimiento mutuo de documentos, aunque sí un sello o apostilla.

Para todos los casos no recogidos en alguno de los acuerdos anteriores deberá procederse a la legalización.

 ¿Qué documentos pueden legalizarse?

Pueden legalizarse tanto los originales de los documentos como las copias auténticas expedidas por las Autoridades de la Administración Pública que los hayan emitido, así como los testimonios de autenticidad por exhibición realizados por Notario.

¿Cuándo caducan las legalizaciones?

La legalización carece de fecha de caducidad. Ahora bien, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización que se efectúe sobre él también lo tendrá. Tampoco existe ningún límite de tiempo para solicitar la legalización de un documento. Ésta podrá realizarse en cualquier momento en que el interesado la solicite.

¿Cuáles son los documentos Judiciales que se pueden legalizar?

En esta categoría se incluyen actas de nacimiento, matrimonio o defunción; certificados de capacidad matrimonial, fe de vida o estado; resoluciones judiciales, etc.

 Todos ellos requieren la legalización por vía judicial. Los encargados de efectuarla son, en el siguiente orden: los tribunales superiores de justicia de la comunidad autónoma correspondiente; Ministerio de Justicia-Legalizaciones, Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y, en último lugar, a la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.

 Traducciones juradas de español a otros idiomas

Éstas deberán haber sido realizadas por un traductor o intérprete jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. Deberá consultarse en cada caso a la embajada o consulado del país en donde el documento vaya a surtir efecto si la traducción oficial española es válida por si misma allí. En caso contrario, deberá ser legalizada en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.

 En todos los casos, el proceso de legalización no estará completo hasta que haya sido validado por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surgir efecto el documento.

¿Puede denegarse la legalización de un documento?

 Sí. El Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación no legalizará documentos en los siguientes casos:

Cuando el original presentado no sea un documento público ni un documento privado elevado a público notarialmente.

Cuando no contenga las legalizaciones previas por parte de otras autoridades que establece la normativa

Cuando las firmas que deben legalizarse no se encuentren depositadas en el registro de la Sección de Legalizaciones del Ministerio.

No obstante, toda denegación podrá recurrirse a través de los cauces que las leyes españolas establecen para ello (Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común).

 ¿Qué documentos extranjeros pueden legalizarse para ser utilizados en España?

La Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación solamente admitirá:

Documentos públicos originales

Copias de los mismos expedidas por el organismo emisor

Copias compulsadas por las representaciones de España en el extranjero de documentos que previamente hayan sido legalizadas por vía diplomática o apostillados

Copias notariales

¿Deben traducirse los documentos que se desea legalizar?

 Para aquellos documentos emitidos por las autoridades españolas que vayan a tener efecto en el extranjero el interesado debe consultar la legislación local, que es la que establece la necesidad o no de traducción. Lo normal es que la mayor parte de los países solamente acepten documentos en su idioma o idiomas oficiales.

 Los documentos extranjeros que vayan a tener efecto en España deben estar traducidos al español. El Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación solamente admitirá las traducciones oficiales:

Realizadas en España por un traductor o intérprete jurado español nombrado por el Ministerio (estas traducciones están exentas de legalización y son válidas sin necesidad de ningún trámite adicional)

Realizadas o asumidas como propias por una representación española en el extranjero (estas traducciones requieren ser legalizadas por la sección pertinente del Ministerio)

Realizadas por la representación diplomática o consular en España del Estado que emite el documento (estas traducciones requieren ser legalizadas por la sección pertinente del Ministerio)

 ¿Qué es la legalización por vía diplomática y en que casos se utiliza?

 La legalización por vía diplomática es el procedimiento que se aplica para legalizar los documentos públicos extranjeros emitidos por Estados no firmantes de convenios destinados a facilitar este trámite. Por lo general, consiste en que cada una de las autoridades implicadas ejecute una legalización a título individual del documento.

 Si se trata de un documento expedido por una autoridad no consular en el país de origen del documento intervendrá únicamente el Ministerio de Asuntos Exteriores del Estado de origen y la representación diplomática o consular española en dicho Estado.

 Si se trata de un documento expedido por una autoridad consular debidamente acreditada en España, intervendrá en la legalización únicamente la sección de legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación de España.

El trámite de legalización de documentos puede ser en algunos casos complicado, largo y farragoso para los interesados. Consciente de ello, el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación ha habilitado un número de teléfono 91 379 16 55 y una dirección de correo electrónico legalizaciones@maec.es para resolver las dudas que se les planteen a los ciudadanos. En caso de escribir un correo electrónico, se ruega incluir nombre, apellido y teléfono de contacto.